我的第一单外贸全流程深圳的天气不大好但是

chuangyujixie：我的第一单（外贸全流程）
深圳的天气不大好，但是我的心情却十分开朗。经过了将近两个月的时间我终于完成了我的第一单。数量不多，只有24样产品，30件货，9个方，但是怎么说也是我的第一个订单。我想把我的做单原过程，经验，总结一起分享给大家，希望能给初学者点一下明灯，给老业务员作一作参考。
首先，我们是一家有进出口权的外贸公司，专营家具出口，家具货值有大有小，体积比较大。一般样品单过后就是柜单，利润对于公司来说也是比较客观，但是由于不是工厂，既要回避工厂，又要回避客户，所以有时拼柜都要在深圳公司本地进行，十分麻烦。价格又无法和工厂竞争，可以说是在夹缝生存，由此我们的客户群就已经无法是老中国或者专业买家。俱我统计，我在网上找到的这些客户，80%连提单，FOB是什么都不知道的。但是对于总结性的话题来说，我当时做我这个保加利亚客户的时候并不了解这一切，甚至造成了一时的BALANCE风险。无论如何，我先从认识到磋商开始讲起吧。
当时是来自TRADE BIG的一封询盘：很简短，但是看得出不是套价客户。
Pls send us your sales and delivery terms as well as catalogues and price lists.
B.Regards
We would you like to know other information
当时，我没有报价，只是把详细的CATALOGUE发了过去，并且询问了一下对方公司的情况（SORRY I HAVE LOST THE MAIL）提出了一些问题例如最小定量，是否能一次买柜。目标市场是哪里，能否接受付款方式。并且把网站给他，要他把感兴趣的ITEM NO告诉我。当时客户就给我发了封：
DEAR Mr LAU,
REFERENCE IS MADE TO YOUR KIND MAIL DTD 16.08.05 WITH ATTACHED PRICE LIST AND SALES TERMS ABOUT YOUR ITEMS.
WE ARE A TRADING COMPANY, WHOLESALER AND RETAILER OF VARIOUS BATHROOM FURNITURE FOR THE PAST YEARS NOW.
WE ARE DEALING WITH WHOLESALERS, HARDWARE AND FURNITURE CHAINS AS WELL AS RETAIL SHOPS. WE HAVE OUR OWN DISTRIBUTION NETWORK FOR OUR OFFERED BATHROOM FURNITURE AND ALONGSIDE WITH THAT TWO RETAIL STUDIOS FOR MODERN FURNISHING.
FOR OUR ENLARGING OF OFFERED ITEMS WE HAVE DIRECTED OUR INTEREST TOWARDS MODERN FURNITURE OF TRENDY AND MODERN DESIGN ON REASONABLE AND COMPETITIVE PRICES. FOR THIS PURPOSE WE ARE LOOKING FOR MANUFACTURERS WHO CAN SUPPLY US WITH SMALL QTY’S AND BIGGER VARIETY OF FURNITURE ON A REGUALR BASIS.
OUR TWO PORTS OF DISPATCH ARE NINGBO AND GUANGZHOU. WE ARE ALSO LOOKING FOR READY MADE FURNITURE WHICH CAN BE SHIPPED ASAP.
AFTER WE CHECKED YOUR WEB PAGE HOWEVER WE WILL NEED FULLER INFORMATION ON OFFERED ITEMS BY YOU SUCH AS COLOUR CATALOGUES AND SMALL SAMPLES OF FABRIC.
WE WOULD ALSO LIKE TO COMMENT ON YOUR MIN. QTY – ONE 20 “FCL. WE DEAL WITH OTHER CHINESE SUPPLIERS BY COMBINING LOADS IN 20 AND 40 “ CONTAINERS. HOWEVER, AS YOUR FURNITURE IS VERY VERSATILE AND YOU HAVE MANY MODELS IT WILL NOT BE POSSIBLE FOR US FOR FIRST TRIAL ORDERS TO IMPORT FULL 20”. IN OUR LONG-TERM PRACTICE WE PREFER TO BUY SMALLER QTY’S MORE FREQUENTLY TO KEEP UP WITH TREND CHANGES.
ALSO IN FURNITURE LINE WE WILL JUST BE BEGINNING TO OFFER NEW FURNITURE AND WILL REQUIRE AT LEAST ONE FULL YEAR UNTIL WE CAN BE SURE WHICH MODELS ARE SUITABLE ON LOCAL MARKET.
ALL THE MORE WE HAVE TO TRY OUT YOUR ITEMS FIRST ON LOCAL MARKET AND SEE DEMAND, QUALITY AND COMPETITIVE PRICE.
RE: PAYMENT TERMS – YOUR OFFERED PMT TERMS ARE THE SAME AS OUR PMT TERMS 30% T/T AND 70% BALANCE PMT UPON ORIGINAL B/L SO IT IS OK.
AWAITNG YOUR FAVOURABLE NEWS AND COMMENTS I REMAIN WITH REGARDS
然后根据我的那封感兴趣的ITEM NO回复
Dear Joe,
After I checked your detailed web page we express initial interest for following models. We will need their FOB Guangzhou prices for our perusal and their packing dimensions:
YD-SB0007 SOFA
YD-SB0015 SOFA
YD-SB011 SOFA
YD-6101 MODERN CHAIR
YD-9458 MODERN CHAIR
HZ-9455 MODERN CHAIR
YD-9411 MODERN CHAIR
YD-9451 MODERN CHAIR
YD-6067
YD-6114
YD-9456
YD-9457
YD-6032
YD-6036
YD-FS1010 SOFA
YD-FS0003
YD-FS1001
YD-RP0014 IN WHITE COLOUR
YD-RP0016
YD-RP0013
YD-CF004

Rita434：Thanks for sharing

sunny_chen08：1楼继续，大伙等着呢

ansonqi：支持，LZ叙述完整点，可以给新手带来帮助

chuangyujixie：YD-CF009
YD-CF002 DAY BED
PLS FURNISH US WITH YOUR PRICES AND INFORM WHETHER YOU HAVE INQUIRED MODELS IN STOCK FOR US TO COOSE SAMPLES FROM.
AWAITING YOUR NEWS ASAP I REMAIN WITH REGERDS
当时在这个过程中我犯了几个错误，但是也不能说绝对的错误，因为我们是外贸公司，所以对于垫款方面我们必须先把钱垫给工厂发货，进仓，开船后才能拿到提单，而现在接受了见提单付款而不是发货前付款，等于是占用了资金并存在一定风险。所以在这个时候其实没有和客户磋商付款方式应该选有更有利一点的方式，比如样品单前T/T 100%。或者是50%OR 70% BEFORE DELIVERY。第二个很大的错误是没有把客户写的这些ITEM NO仔细核实一下是哪些厂做的，客户买的少，一款一两个，但是后来才发现这些货24件竟然有七家厂做。而且大部分厂选择样品T/T全款，造成了又一阵被动，垫出去的款实际上超过占用资金是要算利息的，这样也没有想到，自己贸易公司的财力是不可以和工厂去拼的。
继续讲，当时我贴了一些主推产品的照片。客户还是十分满意的，而且我根据她有兴趣的一些产品发过去四份报价单（如果早知道是七个厂时我才不会发这么多呢）结果客户就准备开始在报价单里挑产品并回复我：

chuangyujixie：Dear Joe, I am just finishing my trial order but will be ready by tomorrow as you sent me a lot of quotations and I have to carefully look into them!
Will be in touch ASAP.
Thanks + B.Regards,
p.s. new photos were well received!
当时她将四份报价单里的挑出了很多款而没有还价，估计这也是老买家的做法，因为做散货样品是很麻烦的，所以价格也没有还。
由于客户做的散货，还有其他的工厂一起做拼货，所以这一次她就直接做出了订单给我，用我的图片和表格COPY出了一个模版，但是看的出他很急，单做的十分的粗糙。但是信里却指定了出货港和货代，并说明在估算运费。而当时我又以自己的垃圾EXCEL技能做了一个漂亮的版本，连同形式发票一起给了她，并且在信里要求确认收到（E-MAIL有的收条功能）几天后，她便没了消息.
Dear Joe,
Pls find enclosed my trial order and fill in the missing prices and check the CBM so I do not make mistake。
Pls inform me of sales terms and delivery time.
Also check with local transport company of fare to transport goods to port of discharge Chiwan, Guangzhou.
I am currently checking with my transport agent which will be port of discharge and will inform you.
Thanks Best Regards,
我的简单回复如下：
Dear Ekaterina,
Well noted with many thanks
I will await your further news.
Many thanks
Joe Lau
然后到了2天后没有消息，我便写了封催款信，当时写的很简单。
Dear Ekaterina
How is the progress of your order?
if you can pay the deposit now we can now arrange the production that can save time.
Many thanks and kind regards
Respectfully
其实现在看来催款信的同时我应该告知我们买材料需要一段时间，这样的话说提前买材料，只要见你付款凭证这样的话写出来，也是可以让客户提前付款的。主要是信函描述需要一定的空间联想，只要符合实际，一般客户是可以接受的。
而当天客户就把付款完成了，并且告知了货代地址，而我就用MSN加了货代的MSN，并给货代电话电询了一下船的截关期，因为客户是一个整柜几个供应商一起拼。所以很可能交货期会基于所有供应商的完成期后一个截关期进仓，并一起开船，当时因为没有注意到这一点没有和客户交流到交货期，所以后面产生了一个很大的麻烦。
Dear Joe,
Pls find attached copy of pmt document as per your proforma invoice.
Also pls inform when goods will be ready and also note our local transport agent
Johnny Chan / Marketing
XXXSOUTH CHINA
TEL: 86-0755- / DIRECT LINE: 86-0755-
MOBILE: 86- / FAX:
MSN：XXX·@hotmail.com
We need goods to be in terms FOB Chiwan so pls inform how you will go about transporting goods to port of discharge.

Joy6688：嘿嘿，看好1楼，等着更新

chuangyujixie：Best regards,
而2天后我们就收到了订金，这和我那个比利时的单完全不一样，不过也扣掉了31美金作为T/T手续费，呵呵。
客户的订金到了，这才是完成了第一步。下面的和工厂的结合才是真正的复杂，客户问题解决了，继续讲和工厂的磨合。
当客户的订金到了之后，老板便要我去和工厂签订购销合同，而我先也没有发现，原来自己的货是七个厂做的。而同时也得到了一个很不好的消息，客户的进仓库期竟然排到了15天后。那就表明，我需要在15天内买材料，要他们做货，给他们付款，并在款到后让QC验货，签名后付余款。而且很多散的工厂是有可能不做的，只有可能T/T全款后要老板去交涉。并且在发货前付款后将他们全部拉到深圳来，在我的眼皮底入仓，而且知道了，深圳两家厂，顺德三家厂，东莞和韶关各一家厂。当时我完全傻眼了。
我在没办法的同时进退两难，又不能直接告诉客户，又不能为几件货影响到工厂的关系，没有办法一次性做了七份购销合同，在同一天传给工厂，将样品制作时间到 8~9天，延期后产生费用都开得很大。质量要求也很严。其实当时我没有顾及到一个重要环节，包装。造成了一张2000多人民币，毛利1300多的床包装出了很大的问题。我这里想分享的经验是：对于大型货物走散时一定要订木架包装。
过了四天，工厂的一张样品从韶关寄过来了，因为当时不知道有货运可以操作而直接走的快递，一张按摩椅花了150元人民币。当时被老板骂了一下，因为办公室本来位置就小，应该在进仓前几天把所有货集中起来一起发。而当时实在是不知道，操作起来会这么复杂。而工厂那边七个厂统一都要付全款，由于有一家质量可能会出现问题，所以协商半天才决定成30%订金，70%发货前付款。还有那些产品细节，材料，价格，也和工厂磨了半天。有些产品他们都是不做的了，。当时和工厂协商好久，才定于8号全部做好，9号发货，顺德的采取货运方式，部分只有我们自己取车去提了。当时我9号去提货，先去了深圳的清水河货运站提到了两批货，又开车去深圳关外提到一批货，到东莞提到一些货.而当时客户又临时加了一批货因为货柜不满，我便又安排了韶关那边多做了一些。由于时间紧，我们便卖了一点办公室的样品，虽然少但是利润不错。
当我提到顺德货的时候我发现了包装的大问题，那张床是拿旧纸箱包装的，而且粘胶带不牢固，里面的珍珠棉也破掉，一个床木架露在外面，上面有轻微的划伤，当时我一下火上来了，打电话骂QC，又自言自语把工厂骂了将近一小时，一直从清水河骂到横岗，2个多小时。当时问老板发不发货，老板也说不发，后来因为货殖太高，我便在那个深圳工厂找了点海绵擦了擦，把脏东西擦掉了（还是有点小痕迹），然后放了珍珠棉后将胶布封好。那个纸箱实在是烂得可以，简直是狗啃的。我当时又和顺德的QC打电话，要求以后走散货拼箱一定要打木架，要不以后没返单或者索赔会给他和工厂负责。
好不容易拉到所有货，一共耗去7个小时，已经是晚上六点我便要司机将车开到公司。但是发现，因为我和别人一起拼柜，整个柜子都是客人的，所以一定要装在客人货柜里。当时由客人订的最多的一个供应商从南海开货柜过来，我们是最后一个拼的。但是公司是进不来的，没办法，我们只有把货放到路旁，并且我在那里守着，因为实在饿不行了便叫了公司的出纳帮我守着，我去吃了点饭。回到这里便收到报关部告知那家伙货柜司机因为六点才在东莞装完货，到11点才到，当时我那气晕了。我便一直在那里呆到11点。
当时所有的货全部都堆在路口，七个厂，几乎是七种包装，有编织带的，有纸箱的，有破纸箱的。我赶紧又拿了封条胶和剪刀一个个的全部封好。那些家具木厂的个个封条胶粘到了木屑后很容易脱落。没办法只有全部重新包装，最要命的是和那个工厂谈起来在一个货柜装，现在又不在工厂，没有纸箱可用。而且有的唛头竟然把我们做的品牌产品写在箱上，我无法忍耐。又骂了一顿工厂，但是也没办法，那些货运过来的本来就是一箱一箱的乱扔，以后绝对要订木架，三层珍珠棉。回头一电话又抱怨了我的QC一顿。
好不容易粘到11点，确认30箱都封紧了后。一个大40尺货柜车终于开过来了。当时11点，就叫了老板娘和一个同事帮我，当时这里没工人，就临时找了2个块头大的帮忙，一下就是80块。打开货柜（终于学到了怎么开货柜）一看傻眼了，那三个厂竟然拼得乱七八糟。毫无次序，我们有10个方，但是那一看就知道，最多只有七个方的样子。那两个雇来的人一看也开始抱怨，这能装吗？走吧。 经过我死劝活劝，他们终于同意留下来，但是价格加到100。他们开始清，清那些很重的玻璃，将它们卡死，当时我也上去帮忙，才知道原来拼柜子是这么复杂的事。每个货都要拿尺子量，要把所有的空间排满，每个不停的要进行排列组合，因为我的货不规则，很难一起堆起来。当时就是不停的挤。压，将玻璃桌放在旁边，沙发放下面，艺术沙发放上面，床放最外面。终于两个小时，将最后一件挤了进去，当时觉得完全不可能放下去的竟然放下去了。一看钟，已经1点了，当时叫醒货柜车司机，把封条号一封，记下司机的车牌号，货柜号，封条号。货柜车一走，整个人终于轻松下来了。
第二天，但是实际上还是有些担心会不会挤坏，回去之后对客户好好的抱怨了一下他的供应商。后来想一想才知道，现在抱怨真的没什么必要，因为这样会让客户对所有货有必要担心，需要提心吊胆一个月。当时客户什么也没说，直接就要我给我的货办保险，我发现了自己的失算，也是后悔不已。但是米已成粥，一算大概保险 12美金，就收了客户50美金，以补全T/T COMMISSION CHARGE。第二天下午我就叫报关部做提单补料过去，向货代要提单。过一会货代发过来提单复印件，我扫描后给客户确认，客户指出自己名字和保加利亚都拼错了。并加上联系电话。我脸红的又把客户资料所有加到提单里给货代确认，出正本。扫描给客户看，客户竟然就消失了。催了两遍都没有回应，过了一会我把保险单扫描传过去，她终于回复了。

kiki19851223： 我看了哦，　好坎坷，　结果还是可以吧，学习了

南瓜了了：没啦！？ 1楼什么时候再来啊？

zoejunlin：真的好曲折呀~~

chuangyujixie：R Joe,
Thanks for your e-mail and copies of B/L as well as insurance policy. All was well-received.
Pls note that tomorrow I am instructing our bank to T/T balance pmt in your favour. I will send you copy of pmt document.
I also hope goods will be well liked on local market. J
Thanks for your cooperation and pls remember to attach any catalogues you have for new items as well as massage chairs so we can prepare our brochures.
Best Regards,
看得出她还需要CATALOGUE，而我们外贸公司哪可以把工厂的发给他呢，最后想了个办法，把工厂的CATALOGUE封面撕掉寄给她。然后她说了要付款，我就不催了。一下子又过了一星期，但是还是没有任何到款的迹象，当时一下子感觉十分的着急，因为风险利润是并存的。我一想自己患病的老爸，自己又身无分文，准备在明天一定要打电话问一问款为什么还是没付。
当时到了第二天我就找到公司要了张卡准备打过去，但是后来又发现客户似乎字上午时差原因还在睡觉。于是我就先尝试和客户的货代联系，询问一下客户的情况。然后又和客户发了封比较强硬点信件，大致意思就是船快到了，但是提单未寄出。怕耽误到提货，实际上我最担心的是客户这一整柜，如果拿到其他供应商的提单她自然就能提到所有货，而且我的货是无规则排列到最外面。但是由于我平时和货代和一些客户关系非常好，货代就告诉了我和这个客户合作几次了，信誉不错。我又向她要可客户供应商的联系方式，听供应商们一说才放心，这个客户做过几次了。是老客户，有时是忘记付款的啦，但是信誉还是不错的，会付钱的。然后，从对话里，终于知道客户是女人了，先一直当男人在联系的，哈哈。
而好消息终于让心头的石头落了地，第二天客户便把PMT传给了我，一分不少。当时那个喜悦啊，不言与表。2天后，款到了。我准备了提单，商业发票，装箱单，CATALOGUE，保险单。但是当时没有要求CO，我也不知道为什么。当时客户没要所以也没准备。最好把单据寄出，把TRACKING NO传给客户，客户确认无误，并要了一些新的产品现场图片，实际上以前就陆续给客户确认过。发给她，她和我很高兴交易完成。尽管我还是有点担心那张床，但是其实我也不是很在意有没有下单生意了，这一单样品单赚了她7000人民币多毛利润。FOB下扣掉可一系列费用：报关费，货运费，运费，拼箱费，拼柜工人费，保险费，码头费，文件费，寄件费，工厂成本，银行费用。纯利润大概在6000左右。当时把利润分析给财务核算，然后就等着拿提成了。
虽然说客户还没索赔，这单还没计算成是完全完成，但是先把这个全过程和自己在这单里经历的一些事分享给大家，希望大家能勘正，参考或者借鉴。
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客户问题解决了，继续讲和工厂的磨合。
当客户的订金到了之后，老板便要我去和工厂签订购销合同，而我先也没有发现，原来自己的货是七个厂做的。而同时也得到了一个很不好的消息，客户的进仓库期竟然排到了15天后。那就表明，我需要在15天内买材料，要他们做货，给他们付款，并在款到后让QC验货，签名后付余款。而且很多散的工厂是有可能不做的，只有可能T/T全款后要老板去交涉。并且在发货前付款后将他们全部拉到深圳来，在我的眼皮底入仓，而且知道了，深圳两家厂，顺德三家厂，东莞和韶关各一家厂。当时我完全傻眼了。
我在没办法的同时进退两难，又不能直接告诉客户，又不能为几件货影响到工厂的关系，没有办法一次性做了七份购销合同，在同一天传给工厂，将样品制作时间到 8~9天，延期后产生费用都开得很大。质量要求也很严。其实当时我没有顾及到一个重要环节，包装。造成了一张2000多人民币，毛利1300多的床包装出了很大的问题。我这里想分享的经验是：对于大型货物走散时一定要订木架包装。
过了四天，工厂的一张样品从韶关寄过来了，因为当时不知道有货运可以操作而直接走的快递，一张按摩椅花了150元人民币。当时被老板骂了一下，因为办公室本来位置就小，应该在进仓前几天把所有货集中起来一起发。而当时实在是不知道，操作起来会这么复杂。而工厂那边七个厂统一都要付全款，由于有一家质量可能会出现问题，所以协商半天才决定成30%订金，70%发货前付款。还有那些产品细节，材料，价格，也和工厂磨了半天。有些产品他们都是不做的了，。当时和工厂协商好久，才定于8号全部做好，9号发货，顺德的采取货运方式，部分只有我们自己取车去提了。当时我9号去提货，先去了深圳的清水河货运站提到了两批货，又开车去深圳关外提到一批货，到东莞提到一些货.而当时客户又临时加了一批货因为货柜不满，我便又安排了韶关那边多做了一些。由于时间紧，我们便卖了一点办公室的样品，虽然少但是利润不错。
当我提到顺德货的时候我发现了包装的大问题，那张床是拿旧纸箱包装的，而且粘胶带不牢固，里面的珍珠棉也破掉，一个床木架露在外面，上面有轻微的划伤，当时我一下火上来了，打电话骂QC，又自言自语把工厂骂了将近一小时，一直从清水河骂到横岗，2个多小时。当时问老板发不发货，老板也说不发，后来因为货殖太高，我便在那个深圳工厂找了点海绵擦了擦，把脏东西擦掉了（还是有点小痕迹），然后放了珍珠棉后将胶布封好。那个纸箱实在是烂得可以，简直是狗啃的。我当时又和顺德的QC打电话，要求以后走散货拼箱一定要打木架，要不以后没返单或者索赔会给他和工厂负责。