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我如何把每日工作整理的有序我如何把每日工作整理

dw4363：我如何把每日工作整理的有序
我如何把每日工作整理的有序
发现很多人常常会对重要的事情或信息漏了没有处理。他不是不辛苦，而是漏了重要的事情。像这样的情况，不但会让客人觉得你的服务不好，你自己也会辛苦的事倍功半。所以我把自己整理轻重缓急的事情整理了一下。
每个人的工作性质不太相同，但简单的分类一下可以认為是我们每个人只做二种事情，一是例行的事，一是每日临时突发的事情，突发的事情包括突发有人给你交办的事情，有现代感一点的人，这种事情叫做messaging base的事情。
那就看你的工作大部份是例常事?还是大部份是处理messages，像我这外贸生意就以messages為主，例常规画的事為次，但我认為重要的事情是例常的事，比如在处理的订单，快要成单的潜在客户，公司长远的人才养成事。然而重要的事情又会被埋在每天不断进来的messages裡面。
Message的处理的代表就是email系统了。Google很聪明，以前的那些几家大公司，没有人把message处理当做主角看待，只有Google认真的把email系统做到最好，所以后来我也换成gmail系统做為最重要的处理messages的工具，直到现在。
处理好你每日的轻重缓急，那你的人生就比较容易走的精彩一点。我是这样处理的：首先我心中只有三个箱子，一个是待办箱，这是我要亲自处理的事项；一个是等待箱，这是我交办的事项，需要等人回覆，一个是信息参考箱，有空时可以去看去读的东西。不管是不是我正在处理的案子裡的大小事项都以这三种信息分佈。每天不时进来的信息，我也随时的分派到这三个箱子裡去，然后再去处理。
待办箱: 业积表是我管理案子的工具，邮件裡面我则用red progress star来标记著依序处理。Gmail有个quick link可以快速的取得这些分类。gmail邮箱裡通常有几个地方还是要快速的去看一下，免得有漏掉的信息，spam, bulk, notification，这些被google 智能处理认為你不需要的信息，但有可能还是你需要的信息，快速看一下，偶而你还是会去捞到一二封邮件。不急的待办事项，除了email管理以外，我会再用google tasks来记录，或者其它的云技术的notes工具整理。
等待箱: 邮件裡面我则用yellow star来标记著依序处理。Gmail有个quick link可以快速的取得这些分类。
各式参考箱: 未必需要去做事的信息，或一时没有什么要做的事情，你都可以归类为各式参考箱，我则用google 的label工具来处理。至于电脑里的其它的文件我都会想办法去转一个型式到gmail里，让gmail里都能有个索引index产生，以便我的工作管理。
1.每日一大早，或定时的去检查gmail的inbox，做好工作分派，能马上处理的，不佔太多时间的就马上处理，不然耗时的就先做标记分派到三个箱子去。处理掉的任何信息就archive掉，这样你可以保持inbox清爽。
2.每日检查例行工作，看看业积表裡的案子，检查一下细节，看一看我们专案管理系统Quickbase，看看有没有什麼事情漏了，就即时的处理一下。
3.接著处理待办事项。
4.跟踪一下等待箱裡的工作。
5.依序处理例行事项裡不急的事情，email裡!google task裡!Other Notes裡...
处理完事情，记得更新不同的标号。
这样一来，很多事情就会依你的轻重来排序，慢慢的被你消化，又不会漏了重要的事情。而当中有些电脑技巧能协助你做事快一点的，改天再去细说。

brandaaa：进入一定的阶段就自个清楚了

sarahwiremesh：非常好的帖子怎么没有人顶起来谢谢lz

zhangwusheng：顶一下，记得以前老师叫我们写一个纸条把每天要做的事情吃出来。有几条
现在就很少想这些了，但是也有准备。

sunnysky16：LZ每天很充实。。

七色紫罗兰：1楼写的很不错，
希望大家看到你的分享可以很好的安排时间

annalhh：谢谢分享，看了1楼写的，感觉自己工作好像很没序，要好好学习一下。

beyond-fangzhi：谢谢1楼的分享
我的工作也要这样做，不过我还是喜欢用笔记下来，可能我的事情还不够多吧
以后会慢慢的学习1楼的这种方法的

kira_zhang：支持！！我超级怕整理资料！！说实话，我的资料很乱，求高人指点！！！

paggy1212：多准备几个夹子
反面空白的纸，订本子
每天要做的事情，一来就写，然后随着工作继续，不断划去和增加，但都要及时。
最忙的时候，一天记录写一张纸上，密密麻麻

安娜11162：我还是没看明白？我也正在学习怎么样整理自己的资料那

xkm_jessica：待续。。。

dw4363：有图文版的我放在我们的案例系统http://www.ginifab.com/gift/case_study.php?cid=49裡。很懂电脑又懂贸易的人不多, 实用一点的电脑技巧可以让你多做一些有用的事情...

sixuxusi：很好的习惯，生活有条理，才会有效率

Tyler小猪：恩、我觉得业绩表可以借鉴一下。呵呵呵！学习一下下

gogoshopshop：认真,值得学习.........

minarliam：看着大家都这么滔滔不绝，我这只菜鸟真是有点自惭形秽啊。

cuptsang：我从事外贸业务工作将近一个月，每天早上阿里发布产品，用google及百万邮箱搜目标客户邮箱，然后发开发信，这是每天必做之事。但很郁闷，发出的邮箱基本全部退回来，阿里两个多星期才一个询盘:Q
正在摸索技巧ing

庞志政：有条理的生活，高效率的工作。

a3908612：
gmail确实很好用。不过网页版的功能还不能满足我的要求。
跟lz和大家分享我现在的。
用的thunderbird的客户端。里面装上若干插件。用的也是gmail的帐号。
跟lz一样，每个重要客户建立一个文件夹。潜在的大客户建立一个。潜在的小客户就仍在同一个文件夹里面。每个客户建立一个消息过滤器。
然后有个follow，today,done三个文件夹。跟lz一样，每天第一件事情把inbox的清空去today文件夹里面。然后看下昨天的today是否有没处理完的。处理完的都仍去done里面。消息过滤器在有空的时候在done里面运行。today没处理完的仍去follow那里。
标签肯定要建立的，雷鸟的客户端也可以像gmail网页版一样每个邮件建立标签。

dw4363：其实Thunder bird 是我几年前用的... 我现在到哪里找到电脑跟网络就可以工作, 不再背笔记本了...云...

a3908612：
绿色版的。装进去一个u盘里用，偶尔备份去drop box。
云的东西，等下天朝又河蟹了什么网站就悲剧了。

不锈钢饰品：谢谢1楼的分享，帮1楼顶起

dw4363：稍微教一下你查得到的都可以在一分钟内报价...
http://www.ginifab.com/gift/products.php?q=ball%25pen...还有很多的电脑应用, 比如http://www.ginifab.com/feeds/pms/pms_color_in_image.php?designs=415.jpg可以做artwork confirmation, 放在Email里show给客人看...你可以去点一点颜色看看...

liuwin2020：大哥能否交流下？谢谢799712774

bettyzhang11968：学习中...

chins12：我没1楼那么复杂，就用outlook自带的日历记录就行了，一点开要做什么事情一目了然，如果有轻重缓急的用颜色标签标记下就好了，到了时间还会自动弹出提示，很方便，很省事！

zyrdream：顶下。每天做好日程表！做好计划~充分利用时间

dw4363：如果你都熟工具以后，接著我们就可以去做很重要又很简单，但天天都做的事情...
Follow Follow Follow 还是最有效的外贸方法
好像要得到有质量的询盘最好的方法，还是follow而不是其它的方法...
我们一直想要找一个好方法去找到客人上门。不过我们老忘了，只要你做过一年以上的外贸工作后，你就会自自然然的累积有了很多的客人名单，只是我们常常的忘了再去照顾他罗了，忘了去follow他，忘了去服务他。
我们準备很多產品希望有新客人能上门。但老忘了跟以前的客人介绍一下这些產品。
我们去学Google怎麼找客人。但老忘了我邮箱裡的客人就很多了。你还不好把gmail裡的查找功能学好。去学"How to search new client"不如去学会"How to organize a client in my email box"。
学会如何去跟新客人讲话，还不如学会如何去跟曾经有过一点点关系的客人讲话。学会追求让大家的关系能一步一步的向前走。
同样的，不断的去找新的產品，新的供应商，还不好常常的去跟供应商老朋友多聊聊他们的新產品。
不断的去累积老供应商、老客户、熟悉產品的最好方法，还是Follow Follow Follow. 你要找个好方法去做。不断的去看那些资料，邮件，你还会不断的发现与消化知识，比如我回收很多写过邮件与报价，变成最新的行销信。真是一举多得。
我自己只用个Gmail系统的查找功能，再加上一个最简单的、也可供查找的客户註册系统，再加上一个好的email template机制，canned reponsed or yesware裡的功能，那我就可以不断的去一直做Follow Follow Follow了。
这是我今年下半年的重点。

dw4363：如何去挖email这个宝
最近注意看了一下我的邮箱裡已经有60000个subject了，平均一个subject会有5个对话，那至少就是30万封邮件了，60000个主题，我觉得至少也有一万个人跟我谈过事情。这还是我2005年以后到现在的邮件。
不知不觉的我跟一万个人谈过生意了。这些人呢?让我有了数百万美元的生意了。我当然还想再做数百万或数千万美元的生意，那是应该找他们?还是到大千世界裡去再找其它的人呢?
我知道email裡是个宝，也常提醒自己不要老去追新而忘旧，有时候还常常想东想西的就是忘了这个宝。
现在，是时候该挖挖这个宝了。
我跟多少人谈过事情?
我的gmail contacts裡告诉我有5000人。哇，我自己都没有想到。所以我是最反对还去买名单，或研究如何去再找名单的? 在网路时代，不是如何去接触客人，那太容易了，难的是如何的去留住客人呢?他可以一小时之内去问一百个供应商，所以留下来在你身边才是难题。
询盘进来时，先看客人来过没?
有客人跟我问询盘时的第一个动作就是查一下以前来过没? 我能提供更好的回话。
询盘进来时，去问问供应商
有客人跟我问询盘时，可以顺便去问问以前曾提供过產品信息的供应商，交交朋友去，说不定也有很好的答案。
询盘进来时，顺便follow以前的客人
事情做完后，就把今天客人问的產品，再去找一下以前也问过类似產品的客人。
有工厂提供好產品时，顺便去follow以前的客人
有工厂提供好產品时，，再去找一下以前也问过类似產品的客人。
有空再整理一下Contacts
在整理客人时，再把以上的事情做一遍。
以上gmail裡都有很方便的功能可以快速的查得到。这样一来，你会跟客人可以有很多，很多的话可以聊，可以交到很多的朋友。而且你每天根本就忙的不得了。
而好的生意，总是基於朋友之间的交易。陌生人之间的往来，只是个点心。