浓墨：外贸流程---顺利完成一单的收获
我是2010届毕业生啦~呵呵，不过掐指算算，我进现在这家贸易公司已经有半年多了，主要是出口毛绒玩具等礼品。现在接了三个单，在这半年的工作中收获不少，不过我是新手上路，还请各位高手多多指教啦。
在这半年的工作中，我从一个刚毕业的完全没有经验的应届生转型成了一个能够相对独立的处理业务的外贸业务员。还记得我是2010.1.4来公司报到的。跟我一起来的还有另外三个人，大家都是即将踏上社会的应届毕业生，很快就相处得相当融洽了。我们一起学习样品知识，碰到了问题都是大家一起讨论，自己无法讨论解决的问题就去请教公司的前辈。
在那五个星期的见习期间，我们主要是去样品间熟悉产品并尽可能多的了解产品相关知识。跟大多数刚参加工作的人一样，我自己在见习期的心态不是特别积极，还好年后及时的把自己的心态调整过来了。
haodayong：不错不错。还得学习下信用证的操作，总会用得着的。
浓墨：年后来到公司，已经没了初来乍到的陌生感，反而有种熟悉亲切的感觉。年后公司安排了培训，能够参加这次培训我觉得特别激动，因为终于可以系统的学习产品知识了。
培训陆陆续续的进行了一个多星期。在这一个多星期里面我学到了很多东西。培训结束之后就开始了真正的实践。最重要的是把培训以及见习期间学到的东西真正灵活的运用到工作中。这是一个慢慢磨练，慢慢积累的过程。
在日常的工作中，我有记录工作日记的习惯。虽然只是寥寥几笔的记下当天的主要收获，注意事项等一些比较重要的问题。但是对于回顾自己的工作，总结工作中的得失却有很大的帮助。现在重新去看，就能了解到自己进步的地方，同时也能提醒自己还有哪些地方有待改进。
浓墨：四月二十二日这天，我接了一单。当时的心情特别特别的激动，可是又怕被笑，所以还故意装得很镇定。哈哈，确实挺开心的。虽然单小，但关键的是我可以进一步的接触到业务真正的流程了。现在这票货已经发货了。所以这一单算是比较顺利的完成了。通过这单货，我学习了整个外贸业务流程，也收获了不少东西。
下面我就大概回顾下整个订单的操作流程，通过这个流程，总结下我这半年来的工作收获和工作感想。
一）报价
关于报价，我觉得应该给客户一个完整的报价。一个完整的报价包括产品名称，产品编号，产品描述，材料，详细的包装方式，完整的价格，数量，装运港，付款条件，样品的时间和费用，大货交货期，检测标准，商品编码，价格有效期等等。虽然有报价模板，但是我觉得应该根据自己的需要进行修改和补充，吸收别人的经验，并将其中有用的东西转化升华成自己的东西。给客人写邮件的时候最好是第一步就改发件人，收件人还有邮件的主题，这样就不至于发错地方了。发送之前最好在检查一遍。
针对客人的杀价，我觉得应该在合理的范围内适当的给客人一点优惠。但是不能客人要你降多少你就马上同意降价多少。这样不仅自己的利润会被压得很低，而且有可能给客户这样一个感觉——你的价格很好压，说不定还可以再压低一点。这样自己就会陷进一个很被动的境况。
二）样品
如果你在跟客人谈的时候就感觉客人还挺有诚意的，可以先安排打样。这样可以节省打样时间，加快客人下单的速度。说到打样，就避免不了样品费这个问题。关于样品费，可以看情况向客人收取。如果客人要的东西是很小的东西，像钥匙圈之类的，可以免费给客人打样。但是如果客人要的样品比较大，可以适当收取样品费，然后告诉客人下单后可以退回。这样不仅可以保证自己的利益，更重要的是可以了解到客人做生意的诚意。
关于样品有三种情况：
第一情况是客人给你一个图片要求打样的。
在这种情况下打样时，可以先做个粗样拍图片给客人看。做粗样的时候就应该问清楚工厂是用什么材料做的，大概什么时候可以做好。客人觉得粗样OK了再继续做样品。这样可以避免做出来的样品客人很不满意，导致重新做样品，这样不仅浪费精力，而且还浪费了这么久的时间。
第二情况是客人寄样品给你要求打样的。
在这个情况，收到客人样品的时候一定要全面记录样品的信息存档。首先要拍图片，不仅仅是大图，最好是每个细节都拍下来，包括吊卡，布标，样品上的LOGO什么的。其次是要记录好尺寸的大小。包括样品本身的尺寸，还有吊卡，布标的尺寸等。这样以后需要用到相关的信息时就可以直接调出来使用，不需要再叫工厂告诉你样品的某个信息了。这种情况下，样品一般要尽可能做到跟客人原样一致。有不同的地方，如材料或者配件，要跟客人讲清楚原因，让客人确认是否可以接受。
第三种情况是借样品。有时候碰到客人要样品比较的急的时候，他可能会要求跟你借样品，来回运费他付。这个情况在寄样品之前，要把借给客人的样品的吊卡上的详细信息登记清楚，同时拍一个整体的图片作为保留。因为有时候客人会把吊卡取下来做记录。这样等样品还回来之后，可以重新做吊卡打上去。
样品完成后，要及时把样品的图片发给客人看。如果客人要求寄送样品，应该及时向客人要地址和快递账号。样品拿到之后要先把好的挑出来，然后拍照存档，接下来就是编号上传，最后要打吊卡。在填写快递单的时候，写字要用力点，不然后面几页就看不见了啦。样品寄出后应该告诉客人Tracking No 和预计到达时间。如果是客人付运费的，还要告诉客人是用什么快递寄的。要及时追踪样品的情况，看客人是否顺利收到，收到后对样品有什么看法。
浓墨：三）接单
前面做的这么多努力都是为这个环节做铺垫的。只要客人说了可以go ahead with production 或者别的可以理解为下单的信息就可以马上做PI和SC给客人了。我公司的SC编号是到公司内部网去领取。然后PI及其他相关的文件都用这个编号。SC中具体的各个条款可以根据和客人的讨论结果来填写。如果没有谈到的东西，如交货期，付款方式等，可以先按照自己常规的操作写上去发给客人。一般情况下，报给客人的交货期都要比工厂给的交货期长5-10天左右。这样如果出现什么意外状况的话，就还有时间来处理。其实这个道理不仅仅用在交货期上面。平时和客人的交流过程中都应该适当的给自己留有余地，这样自己才不会被客人或者工厂牵着鼻子走，变得很被动。比如样品什么时候可以做好，不要工厂今天一定可以做好你就告诉客人今天可以拍图片给客人看，要告诉客人明天才能好，这样万一工厂做不出来你就不需要跟客人解释，如果今天做好了提前拍给客人看，客人还觉得你做事效率比较高。另外，SC中要记得写上完整的日期，年月日都得写。如果客人对SC中的内容有异议的话，就会提出来修改。等修改好之后，再重新发一份修改好的SC给客人确认就可以了。
四）收定金
一般情况下，把SC和定金的PI发给客人后，客人需要几天的时间安排付款。在这段时间内不要干等，要及时安排工厂给客人打样（如果之前没有给客人打样的话）或者根据客人之前的反馈意见重新打样。客人付完定金都会把bank receipt 发给我们。
五）确认样品
关于要求客人确认样品这个环节，跟前面第二个打样环节的流程相类似。一般新的客人在确认样品的时候都会要求将样品寄给他们。而且有些客人收到样品之后也迟迟不能确认。这有可能是因为你的客人并不是最终的批发商或零售商，而是中间商。他也需要时间向他的客人确认样品的质量。如果客人确认速度很慢，可以督促客人，要求他几号之前确认。或者干脆打一个电话过去跟踪，这样客人的进度会稍微快一些。
六）工厂报价
客人确认样品之后要及时跟工厂联系，要求工厂根据这个确认样报价。如果是初次合作的工厂还应注意和工厂确认以下信息：1、价格。应问清楚工厂报的价格是什么价格，是FOB价格还是货送码头含税价。如果是FOB价格,应向工厂确认是否理解FOB这个词包含的费用。如果是货送码头含税价应确认是否是含17个税点。2、材料。3、详细包装。4、最小订单量。5、交货期。6、样品的时间和费用7、是否能达到相应国家的检测标准等。8、报价的有效期到什么时候。9、是否需要磨具费，下单后可否退回等等。确认完后做一个完整的报价表发给工厂确认。工厂确认报价信息之后就可以做生产合同了。
浓墨：七）大货生产
收到客人的定金并且客人也确认了样品之后就可以安排工厂进行大货生产了。在安排大货生产之前还是有一些准备工作要做的。首先就是在客人确认样品的阶段及时完善生产资料。包括尺寸，数量，材料，包装要求还有配件要求，甚至还有唛头信息等。其次是做好给工厂的生产合同。传给工厂的合同要记得写上买卖双方的名称等相关信息。
关于生产合同的价格问题，一般情况下应该没有什么大问题。有时候可能会碰到订单数量不多，工厂生产高峰，可能不是那么容易找工厂生产。有些工厂可能会报出很高的价格。这个时候应该学会利用其他资源，也可以向其他人请求帮助，尽可能的跟工厂争取一个比较合理的价格。不过由于我目前跟工厂直接接触相当少，所以谈判价格这个方面还是非常的薄弱。而且由于没有真正到过工厂去了解生产过程，对各种材料的质量价格也没有底，所以即使真正谈，也不知道从哪里去说服工厂接受更低的价格。
生产过程中要及时跟踪生产进度。在跟进生产进度的时候可以按照生产流程一步一步的跟进。这样才能更加具体的掌握好工厂的生产进度，保证货物的交货期。
在生产的过程中依然有许多细节的问题是需要跟客人确认的。
第一个是关于布标和吊卡的问题。关于布标和吊卡的英文表达，不同的客人说法也不一样。最好在跟客人谈的时候顺便附一个图片给客人，你说的sewn in label 和hangtag就是图中那个东西。这样就可以省掉一些不必要的麻烦。关于布标和吊卡，需要的跟客人确认的有四点：设计图，颜色（潘通色卡号），尺寸和位置。报价一般都是包含了普通的印刷布标，如果客人要求做成织标的话才要加价钱，织标差不多两毛钱一个。做这些配件的时候要记得安排多生产一个3%-5%的量作为损耗。收到这些配件的时候要及时校对颜色，印刷的内容，尺寸和数量等。发现问题好及时跟工厂联系。这些配件数量都比较多，数的时候可以数个大概就好，先数一个数量，然后称重，再估算这个配件的总数量。
一般情况下，客人都会给你AI设计图。这里想说的一点就是客人给你的东西不一定要照单全收，要经过自己过滤一下。因为有些客人也是没有什么经验的，做出来的东西不一定很专业很好。所以如果你觉得客人的设计图不是很合理的话，可以给客人提一些更加专业的建议。这样客人会觉得你很专业，跟你做生意很开心，也很放心。虽然客人只是在邮件最后加了一句It is a real pleasure working with you! 但这是客人对我工作的肯定，让我很受鼓舞。其实客人对你的信任也是平时工作中一点一滴建立起来的。
第二个是关于唛头的问题。唛头的内容和格式要和客人确认清楚，印刷几个面最好也一并和客人确认清楚。关于设计图，如果要按照客人的要求去设计的话，很多时候都要用到AI,PS等制图软件。所以平时没事的时候要多去熟悉一下这些常用软件的功能，这样需要用到的时候用起来才方便，效率也更高。
第三个是关于货代和收货人信息方面的。如果成交的条件是FOB的话，在最后交货期的前半个多月，应向客人要货代信息和收货人信息。不过在跟客人要货代信息的时候，要告诉客人相关的信息如：装运港，联系人，货物信息等.其中货物信息又包括产品名称，数量，包装，外箱规格，总箱数，总体积和总毛净重等。
收到客人的货代信息和收货人信息之后要及时联系货代安排订舱等相关事宜。同时应该跟工厂确认是否能够按时交货。在出货前几天应叫工厂将货物装箱的相关图片发过来确认。发货前应该让工厂把大货样寄过来。确认大货样的品质没问题之后就可以安排出货了。
八）出货
前面说到大货样没有问题的话就可以发货了。发货前应该和货代确认好装船日期。拿到提单之后扫描一份给客人，并要求客人付清余款。同时要记得叫客人给相应的contact info。这样在确认收到客人的余款之后，就可以把正本提单和大货样一起寄给客人。一般给客人寄大货样和正本提单是的运费是由我们出的。在寄大货样的时候也需要注意一些问题。
下面说说用TNT寄大货样和文件时应准备的一些东西：1、挑好的大货样，并拍照存档（如果之前没有拍照存档的话）。 2、要准备好4份CONMERCIAL INVOICE，这是给快递的，TNT是要求打印的。3、除了正本提单外，还要把客人清关需要用的文件打印出来签上自己的名字。这些文件包括如Packing List，Invoice，Inspection Report，form A and Original Certificate等等。具体需要什么文件最好跟客人确认一下，问清楚到底需要哪些文件，每种多少份。我刚完成的这单，客人开始也没有说要C.O，结果七月底货走了之后，这两天又跟我说要C.O, 现在好像一时半会儿申请不下来了。4、所有的东西都准备齐全之后最好再核对检查一遍，然后包装好。文件和大货样都要装在一起，或者装不下的话分两个袋子，然后用透明胶捆起来。这样快递只算一个包裹的费用。
一般情况下，客人没有要求电放的话，应该都是邮寄正本提单。这里说的都是海运时应注意的事项。可是有时候客人会要求空运。如果客人要求空运，应该叫客人先把余款付清，然后才可以安排发货。
以上就是业务的大概流程了。这里面可能也有很多不是很合理的地方，希望大虾们多多指点咯~我写的这些仅仅是根据我半年来的工作心得，跟大家分享一下啦~
除了工作方面的收获之外，还有就是心态方面的收获。做了六七个月的外贸，感觉做外贸最重要的三点就是要热心，耐心，信心。热心就是要有主动出击的精神，不仅要在第一时间完整，简洁的给客人回复信件，而且要及时跟进没有回复的客人。耐心就是要很仔细的跟客人确认好每一个细节，耐心的解释客人提出的任何问题。信心就是要保持希望，坚信自己一定可以做出业绩的，每天都像打了兴奋剂一样，充满激情的工作。虽然今天我很困，呵呵，大家一起加油啦！！
芊芊君子：呵呵 挺好玩的幸会！
zhaowenjv：好呀，有帮助！谢谢啦
广外毕业生：1楼迟早会获得更大成功，能够这样总结非常好
wbb_kevin1688：不错，1楼总有一天是大人才的
:time:
缘雨：1楼好样的，好羡慕你啊，我干外贸都快三个月了，还是没收获，╮(╯▽╰)╭
yujingjing：不错不错，LZ加油哈。
不jie风情：我来copy学习的
m?o蕶薍﹎：
1楼用TNT寄货给客户吗？那得多少钱啊？:funk:
meixingsnow：very good..well done
hebnqmwy：1楼很强啊哈哈……
hwtdz.coco：学习了·············
rockyjeja：外贸流程---顺利完成一单的收获
grape_sky：写的很用心，不错，参考了
tangyijun510：毛绒玩具啊
这个利润很高的 我有个客人也是做这个类别的
走快递比走拼箱不知道多了多少倍
恭喜1楼 啥时候请吃饭 呵呵
浓墨：
呵呵，信用证还真没操作过~得学习下
浓墨：
幸会！ 呵呵，乱写一气啦~
浓墨：
呵呵，让我很欣慰啦~
聪姝：我也是应届毕业生~为搂住加油~也为自己~相信有付出会有回报的！
浓墨：
呵呵，谢谢啦~其实是公司要求半年工作总结，我才写的~
浓墨：
呵呵，过奖啦~还有很多要学习的呀~
浓墨：
呵呵，我纯粹是运气比较好啦~大家一起坚持，一定会有收获的！
浓墨：
呵呵，大家一起加油呀~
浓墨：
呵呵，大家互相学习，共同进步哦~
浓墨：
呵呵，不是寄大货啦~只是寄文件和大货样啦~
浓墨：
well, Tks~
浓墨：
没有啦~还是菜鸟一个，很多不懂啊~
浓墨：
呵呵，互相学习互相学习啦~幸会！
浓墨：
呵呵，不知道写什么题目，就乱写了~
浓墨：
呵呵，是花了点心思写~不过还好啦~
浓墨：
因为没有对比，所以对利润高不高没什么概念啊~呵呵，货是走拼箱，大货样和文件才用快递寄啦~
浓墨：
嗯，呵呵，大家一起加油，一起努力啦~
ャ小虾米ぐ：1楼总结得很好耶很详细，学习了
浓墨：
呵呵，谢谢啦~
kingdiajeanne：
你很棒！真的！花了一刻钟看完了你的心得，受益匪浅！热心耐心加信心！我这个初出茅庐的外贸员得跟你多多学习了。同样是10届毕业生，感觉自己没有跟上起跑线~但是我会更加努力！生活在继续，工作需努力~~~
浓墨：
呵呵，谢谢你的鼓励啦~其实我也还是菜鸟，很多不懂啦！大家一起加油啊~
rachelcoco：你有专业培训也真好，真的很好。非常羡慕。嫉妒。
jasonshenjj：谢谢分享 还是有帮助的
疯狂的stone：支持LZ，其实无论是做哪个行业，都是这么过来，继续加油，挺你！
浓墨：
呵呵，这个公司对员工确实还蛮不错~运气比较好，面试的第一家外贸类的工作，就进了就赖着不走了~呵呵
浓墨：
有帮助就好啊~这样也算没白发啦~哈哈 你有好东西的话要记得分享下啊~~
浓墨：
呵呵，谢谢啊！我要继续努力啦~呵呵幸会！
glory1978：学习下，LZ是有心人啊，总结的这么详细。
Emma0118：不错 不错哦，请问LZ在哪里做外贸？
诗人再死：1楼很不错 分享写得很详细 幸会！
fenyan：不错，希望1楼能够分享更多有用的东西，呵呵
betterman9：
你们还有培训，正规工资啊 ，至少会让人留恋的公司幸会！
heandy：
LZ好幸运啊，我在我的第一家公司是在独自摸索中度过的:(
众网工作室：LZ加油，不错不错！！
wing121：我也是2010毕业的，现在也接到2个单子，给客户发了PI 过去了，就等客户打钱，安排生产了，看了你写，很受用的
glory1978：受用了，TKS!
MoneyLo：做TNT快递也需要CO,FORM A之类的吗？
happyAnna111：1楼好棒，给了我做外贸的信心哦！fighting！
Tonyxerxes：
lz 果然很有幽默精神，不过写的不错.
俺也是新人，到现在还没走一单货，所以流程看别人走，自己也不能体会的很深，。不过至少能借鉴了，谢谢了，俺收藏滴！
加油，LZ
Jetta2099：well done, come on~~
philzhang：文章很仔细很系统，慢慢看慢慢品
谢谢lz分享，以后多交流
澜海：LZ 对工作的那种情感，执着的精神，佩服佩服，谢谢分享！幸会！
明清素净：我也想做一下总结。可惜没东西总结
浓墨：
呵呵，也不是一时半会总结起来的~就是平时会把新学到的东西草草记下来，然后整理出来的~
晓晔0811：
不错不我来copy学习的错，LZ加油哈。
浓墨：
呵呵，在厦门啦~幸会！
晓晔0811：
发表于 2010-8-24 14:12资料个人空间主页 个人短信加为好友只看该作者
不错不错。还得学习下信用证的操作，总会用得着的。
浓墨：
呵呵，还好啦~有些也不是很全的，以后继续摸索总结~
浓墨：
呵呵，大家互相分享互相学习，一起进步哦~幸会！
浓墨：
呵呵，恩，这个公司虽然不算大，不过挺能留人的~大家在里面工作都很开心~~
浓墨：
呵呵，独自摸索是比较累点~不过加油哦~呵呵幸会！
浓墨：
呵呵，谢谢！一起加油啦~
浓墨：
呵呵，只是粗糙的总结啦~祝你顺利完成这两单咯~
浓墨：
呵呵，my pleasure~~
浓墨：
CO, FORM A这些是寄给客户清关用的~呵呵
浓墨：
呵呵，有信心就一定行的啦~加油加油！
浓墨：
恩，一起加油！呵呵，迟早会有单滴~
浓墨：
thanks!幸会！
浓墨：
呵呵，有人看我很欣慰的啦~哈哈，给我鼓励也很大啦~这是第一次在论坛上发东西~以前只是看，连回复都很少的~哈哈
浓墨：
没你说的那么伟大的样子啦~俺也只是一小菜~呵呵，高手很多的，很多要学习滴~
浓墨：
呵呵，要不是平时有点记录，叫我总结我也是总结不出什么东西滴~呵呵，正常的啦~
浓墨：
呵呵，加油加油~
wbb_kevin1688：不错不错。还得学习下信用证的操作
:time:
jinjuemaggie：学习了，谢谢1楼
浓墨：
呵呵，是的~幸会！
浓墨：
呵呵，不用谢啦~有好东西也拿出来分享下哦~
xdtc2： 好棒 学到不少东西 对以后也挺有用的
Akei：多谢1楼！分享宝贵经验！获益匪浅！
甄诚：有前途坚持住！大家一起加油！1
tinhai01：
写的不错，也很详细。
sean10000：难道是扬州的？ 毛绒玩具很有名。
苏良生：学习来着
很不错哦1楼，善于总结，向你学习！
jy山南水北：实践出真知！ 看了以后，跟我们的操作流程类似。 不过，我只记了个大概。 你这个比较系统。 认真看完以后， 对细节方面，感触很深啊！
粽粽：感谢1楼分享，值得好好学习。目前我 正在了解外贸，也想做外贸，呵呵，感谢1楼了，我一定会学到很多的~~
浓墨：
呵呵，这只是我总结的一点皮毛啦~
浓墨：
呵呵，粗糙的经验啦~等有更好的收获时继续跟大家分享~呵呵
浓墨：
恩！大家一起加油！
浓墨：
呵呵，比较啰嗦~
浓墨：
呵呵，你说勒？
浓墨：
呵呵，据说多总结进步才能比较快哦~
浓墨：
哈哈，同道中人~幸会！
浓墨：
如果喜欢做外贸的话还是可以学到很多的~
RonaduoDonna：写得很好，值得新手学习借鉴，呵呵，继续，LZ！
浓墨：
呵呵，下次还得过段时间咯~积累一定时间才有东西可以写~哈哈
christina-liu： 大家一起加油
浓墨：
呵呵，对，大家一起加油！！幸会！
文章首发表于：2010-8-24 14:11
