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从外贸业务人员日常工作习惯中寻找提高效率的方式

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从外贸业务人员日常工作习惯中寻找提高效率的方式
1楼#
更多发布于：2016-01-08 14:11
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每一个人都有她独有的思维模式和做事风格。因此，经常看到同样的事情，在不同的人手里，处理的方式，时间点，效果各不相同。
效率的差异，其实就是由外贸业务人员日常工作的习惯（也就是思维模式和做事方式）来决定的。
外贸业务每天工作之前，应该有一个习惯，读完所有的邮件！记住，不要读一个邮件处理一个事情，先读完所有，然后排序。
排序就涉及到“四象限”原则，第一象限：紧急而重要，第二象限：重要不紧急，第三象限：紧急不重要，第四象限：不紧急不重要。
即使都知道这个原则，在对一个事情的判断上，大家还是会出现不同的分类，以我多年的工作经验，我还会加上另外一个衡量标准：1. 是否主要是自己内部处理，2. 是否需要其他部门配合，并且时间不确定。
根据四象限加上这个原则，我会对事情进行一个排序，从1开始，把读完邮件以后需要处理的所有事情全部排序，并手写清单，处理完一个划掉一个，以免遗漏，天天坚持。
以上两件事情： 1.读邮件，2. 列清单，是每天早上开始工作之间首要做的事情，直接影响到你一天的工作效率。
现在，我们再来举例分析，如何归类和处理事情，也就是我们开始做事的步骤！
假设说你一天需要处理的事情分为：询盘，新订单，老订单跟进，订舱或文件工作，投诉。
我们需要遵循“先外后内”的原则。
也就是说，先给客户们集中写邮件，告知客户：你收到他们的邮件，会很快处理，这是一个最起码的常识和礼节。有一些业务总是觉得收到询盘，不把报价做出来就不好意思回复客户，或者说有投诉了，不把处理意见整出来就无脸见客户，看到订单不把合同做出来就不能回复客户。
大错特错，你先给每个客户花1-2分钟发一封这样的邮件，会让客户心理上舒服很多，并且给自己留出足够的时间处理，客户收到你这样的简单邮件以后，知道你已经着手处理问题了，收到询盘了，会尽快报价；收到投诉了，会尽快处理；收到订单了，会立马做合同，他就会得到心理上的安慰，会耐心等待你。
接下来，根据四象限原则，把需要跟其他部门配合处理的事情，一一发书面的邮件给相关部门，如果特别紧急的，可以在邮件上标示紧急等并且及时跟催结果。
处理完所有的对其他部门的邮件和事务安排以后，在等待他们处理的过程里，你就可以做那些主要集中在自己内部的事情，比如说做合同，报关文件，质保书，订单跟踪表，预收款表，订舱单等，并根据当天的事情，提前做好报价表，提前写好一些回复邮件等。
如果没有收到相关部门的邮件，你还可以节省出来时间，观察你的订单跟踪表，历史的询盘统计，客户收款纪录，或者看看是否公司有新库存，新产品，或者促销活动等，寻找话题去刺激一些潜在客户，争取他们的互动，以便为自己获得一些额外的询盘机会。
如果处理完，还有时间，还可以安排半个小时到一个小时的主动开发，搜索客户，或者做点网络推广的事情，为自己争取寻找到新的潜在客户。
最后，在你收到相关部门的回复以后，在一一的回复客户事情处理的结果。
这样你的时间才会被合理利用，既不会因为外部人员的处理耽误你的事情，也不会因为自己的排序错误而时间不够用。