作者是Daniel李智锐，是一位资深外贸人士，海外客户驻华采购总监。
本来不想写太多细节的东西，以免束缚大家的思维，但是从最近收到的供应商邮件来看，还是有相当多的问题。想想写一篇关于邮件细节的文章应该是相当必要的。
邮件主题
很多人不太关心主题，但在这个快节奏的商业社会，特别是越来越多的人用手机查看电子邮件，合适的主题会吸引客户的注意，或者，可以帮助客户决定是否打开电子邮件，可以帮助客户在未来需要检索过去的电子邮件更容易看到电子邮件。
这里有两种情况，一种是比较熟悉的客户，一种是陌生的客户。
相对熟悉的客户可以在主题中指出文本的大意，比如Quotation of A/C from XXX-20131009，如Oct.2013 Payment Schedule，例如 2nd Order Following Up之类。我在这里写日期和其他数据的主要原因是，如果客户将来需要回复或检索过去的电子邮件，就更容易找到他想要的东西。
如果是一个相对陌生的客户，我看到很多人使用他们的公司名称作为主题，我个人认为这种做法不是最好的，除非你确定客户看到你的公司名称可以想到什么，否则，我仍然建议主题最好包含他们自己的产品名称。因为客户每天都会收到很多来自陌生供应商的电子邮件，扫描电子邮件的主题不能发现这封电子邮件与他的业务有关，有些人会直接选择不看。
发件人
这里的发件人是指当客户收到您的电子邮件时，与主题一起显示的发件人信息。大多数人会设置为显示自己的名字，比如daniel Lee等等，也有一些人不设置直接赤裸裸地显示自己的邮箱地址。在我看来，最好在名字后面加上自己的公司名称甚至产品名称，因为可能有几十个Daniel给客户发邮件。说实话，作为客户，有时候真的很难记住这是哪个Daniel。更不可取的是直接显示邮箱地址，尤其是那些从sales5、service6等开始的。
邮件正文
当年轻人追逐女神时，他们经常用这样的举动来询问女神喜欢读什么书，比如莎士比亚，然后有一天假装无意中在女神面前说：“to be or not to be企图吸引女神的注意力，这叫做投其所好。电子邮件也是如此。客户回复的电子邮件使用什么字体、大小和排版代表了对方的偏好。虽然我们不必完全遵循客户的布局，但至少不要让客户一眼就感到无聊。所有乱七八糟、乱七八糟、字体大小不一致的人都是空的，这里有一堆红色和一堆黄色，很难吸引别人的阅读欲望，会给客户留下不专业的印象。至于鬼佬眼中哪个字体好看，见仁见智，但我猜反正也不会是宋体。至于鬼佬眼中哪个字体好看，见仁见智，但我猜反正也不会是宋体。
其次，我对是否将图片或表格放在邮件文本中的看法如下：
@ 陌生客户最好不要，以免被对方的服务器当作垃圾邮件。
@ 客户已经有了一定的联系，直接把图片或表格放在电子邮件的文本中，有一个非常直观的效果，但前提是图片和表格只是作为一个直观的显示，和汇总数据的表格，如总金额和总数，你做得很好，客户只需要看到它。这些客户可能需要存储或修改其他东西，如报价表，最好使用附件的形式。
邮件签名
今天刚收到一封电子邮件，邮箱是gmail，只有公司名称、电话号码和传真。这样的邮件真的很遗憾，因为没有网站，也没有企业邮箱可以从后缀中找到网站。你不能指望客户去谷歌你的公司名称吗？当然，除非你的邮件文本特别有吸引力，否则客户会情不自禁地主动搜索更多关于你公司的信息。但从理论上讲，这种情况是不可能的，因为客户扫描电子邮件很容易得出“公司不值得注意”的结论，文本不会看到更多的眼睛。
至于是否在签名文件中放置电子邮件地址，有些人可能会认为既然客户收到了我的电子邮件，他自然知道我的电子邮件地址是多少，在签名文件中太多余，但在许多公司，电子邮件经常被转发，有时由于客户端设置问题会导致你的电子邮件地址消失，无论如何，在签名文件中添加电子邮件地址并不妨碍，为什么不把这种可能性直接扼杀在摇篮里呢？
附件
一些供应商发送的附件的名称通常是一堆对客户毫无意义的东西。例如，产品图片使用只能理解的产品型号，或从相机导出时使用的文件名称。建议：
@ 命名让对方很容易理解这是什么文件，如果是测试报告，什么产品，什么型号，什么时候测试报告。
@ 当对方另存为时，最好不要更改文件名。
@ 最好在邮件文本中描述附件，如attached you would see the quotation, the product picture and test report云云。
最后，稍微总结一下：
@ 邮件的目的是产生效果，并试图从收件人的角度思考，以确保效果最大化。
@ TOP SALES并不意味着它能说会道，让客户感觉像春风，也是一个重要的特点，方便人们，最终总是给自己带来方便。
@ 处理电子邮件的细节可能不会带来订单，但它肯定会让客户更好地记住你。
@ 把顾客当傻瓜一样对待，总有一天顾客会变得像傻瓜一样离不开你。
【小贴士】：作者微博为：李智锐，Daniel；微信号：daniellzr。
发件人 邮件主题 邮件正文 邮件签名 附件
